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L’equilibrio vita e lavoro di freelance e imprenditori digitali

Se sei un imprenditore digitale o un libero professionista, probabilmente conosci bene questa scena: firmi un nuovo contratto con un cliente e parte il “loop”. Duplichi la cartella Drive. Crei la bacheca su Notion. Mandi gli accessi. Cerchi il link del questionario iniziale da rimandare (di nuovo). Ti segni un promemoria per ricordarti di fissare la prima call.
Lo stesso copione, quasi identico, ogni volta.
E allora ti dici: <<Il mio problema è che devo organizzarmi meglio. Se automatizzo questi passaggi, risolvo tutto.>>
È un pensiero legittimo. Ma spesso, è solo una mezza verità.

Il pezzo che si vede: i sistemi che non funzionano

Se vuoi un migliore equilibrio tra vita e lavoro, come prima cosa devi capire se e dove stai sprecando tempo.
 
Infatti, quando ad esempio il tuo business cresce, la parte burocratica aumenta sempre di più rischiando di divorarti la giornata. Non è un problema di incapacità organizzativa: semplicemente, se sei tu a dover fare da ponte tra una piattaforma e l’altra, stai spendendo la tua energia migliore in compiti meccanici.

È così anche per te? Prova a pensare a queste fasi del tuo lavoro.

  • L’ingresso di un nuovo contatto. La richiesta arriva nella casella di posta insieme a tutto il resto e la risposta slitta a fine giornata? Qui non stai perdendo solo tempo: chi ti ha scritto, nel frattempo, ha scritto anche ad altri.
    Con un flusso ben fatto: ti scrive alle nove di sera, alle nove e tre ha prenotato la call, e tu hai già tutte le informazioni che ti servono.
  • La prenotazione di una call. Ti servono sei messaggi per far combaciare due agende, crei il link della stanza a mano e il promemoria te lo dimentichi?
    Con un flusso ben fatto: si prenota, si conferma e si ricorda da sola.
  • L’avvio del percorso con il tuo cliente. Crei a mano cartelle su Drive e bacheche su Notion, mandi le credenziali, cerchi il questionario iniziale, lo stesso rituale, identico, ogni volta?
    Con un flusso ben fatto: il cliente firma e trova ogni cosa al suo posto senza che tu muova un dito.
  • La chiusura del progetto. Il lavoro finisce bene, ma nessuno chiede una testimonianza al cliente e riallaccia i contatti dopo qualche mese?
    Con un flusso ben fatto: succede da solo, nel momento giusto, senza dimenticarti.
  • L’iscrizione alla newsletter. Chi arriva finisce nell’unica lista che hai e tu non sai chi sono né cosa cercano, così scrivi mail generiche che vadano bene per tutti?
    Con un flusso ben fatto: entra già nel gruppo giusto e riceve la mail adatta a lui.

Se in qualcuno di questi punti ti sei riconosciuto, la soluzione non è continuare a sforzarti di stare dietro a tutto lavorando di più. È far comunicare gli strumenti tra loro.

Ed è esattamente qui che si inserisce il lavoro di professionisti come Elena e Lorenzo di A Cup of Web.

Nel mio percorso con le clienti lavoriamo sul benessere e sulla gestione della fatica interna, ma per la parte di infrastruttura il loro intervento è ciò che serve: Elena disegna la strategia dei flussi e il modo in cui accogli chi arriva, Lorenzo integra la parte tecnica e le API delle piattaforme che usi già, da Notion al CRM, da Drive alla fatturazione.

Il risultato concreto non è soltanto un’agenda con più spazio, ma la leggerezza che si prova quando smetti di dover prendere decine di micro-decisioni inutili prima di cena, che sommate ti lasciano esausto anche se ti sembra di aver fatto come al solito.

Il pezzo che non si vede: perché anche con tutto automatizzato ti senti ancora sopraffatto?

Prima di andare avanti, una precisazione importante: equilibrio vita-lavoro è un’espressione generica, quasi un contenitore. Per una persona può voler dire non rispondere alle email la sera, per un’altra sentirsi legittimata a prendersi una pausa senza sensi di colpa, per un’altra ancora smettere di misurare il suo valore in base a quanto produce. Sono problemi diversi, con cause diverse, anche se li chiamiamo tutti con lo stesso nome. Per questo il primo passo, prima di qualsiasi soluzione, automazione compresa, è fare un’analisi vera e andare a fondo di cosa significhi, in concreto, per te.

Ecco però un punto su cui vale la pena essere oneste: ho visto diversi professionisti che hanno automatizzato tutto quello che si poteva automatizzare e continuano comunque a sentirsi stanchi, in colpa quando si fermano, incapaci di godersi un weekend senza controllare la mail.

Perché succede?
Perché il tempo liberato dall’automazione non elimina automaticamente lo stress. Elimina un compito, non necessariamente l’abitudine disfunzionale e le convinzioni che lo accompagnavano. Se per anni hai associato il tuo valore alla quantità di cose che riesci a fare, uno slot vuoto in agenda non ti rilassa ma ti mette ansia. Allora lo riempi con qualcos’altro. O lavori per portarti avanti e “per sicurezza” anche quando non ce n’è bisogno.
Questo è il lavoro che faccio io come Wellness Specialist: non sui flussi esterni, ma su quelli interno. Su come ti relazioni con il lavoro, sui confini che non riesci a porre, sulla fatica decisionale che ti si accumula addosso, sul senso di colpa che scatta appena ti fermi, sul corpo che continua a stare in modalità di allerta e controllo. È un lavoro che parte dalle persona, non dagli strumenti.

C’è anche un altro motivo per cui è difficile dare equilibrio al proprio lavoro e alla propria vita: i modelli che abbiamo intorno sono due, entrambi estremi ed entrambi fuorvianti.
Da una parte lo stereotipo del workaholic, quello per cui “devo essere sempre produttivo”, non si accorge di aver tirato troppo la corda finché non sta male o ha un esaurimento con un corpo che si ferma da solo perché lui non lo ha fatto in tempo. Dall’altra lo stereotipo del nomade digitale, quello che lavora dalla spiaggia o dall’altra parte del mondo, in apparenza libero, in realtà che spesso non stacca mai davvero e usa quell’immagine di lusso più per dimostrare qualcosa agli altri che per viversela davvero.

Il problema è che molte persone non si riconoscono in nessuno dei due, ma faticano comunque a gestire i momenti in cui lavorano tanto, magari perché amano davvero il loro lavoro, senza che diventi totalizzante e senza sentirsi in colpa se si riposano o se decidono di gestire il lavoro secondo i propri bisogni e non secondo un modello preconfezionato. Il risultato è sentirsi sbagliati per non essere né l’una né l’altra cosa, quando in realtà nessuno dei due stereotipi era un obiettivo sano da raggiungere.

Inoltre c’è anche un’altra tendenza frequente: l’equilibrio vita-lavoro spesso è vissuto come il tentativo di riuscire bene in ogni ambito contemporaneamente, essere un ottimo professionista e allo stesso tempo un ottimo genitore, partner, figlio.
Come se carriera e famiglia/amore fossero due binari che non possono coesistere se non a costo di eccellere ovunque senza mai cedere su nulla. Anche questa è una aspetto che merita di essere messo in discussione, perché spesso non è una questione di organizzazione, ma di quali standard (spesso non dichiarati e non tuoi) stai cercando di rispettare in ogni ambito.

Francesca Griffo equilibrio vita e lavoro

Due “macchine”, due manutenzioni diverse

Prova a pensarla così: il tuo business ha bisogno di due tipi di manutenzione, tecnica e personale e sono entrambe necessarie, non alternative.
• La manutenzione dei sistemi: i flussi, le automazioni, i software che comunicano tra loro. Se questa parte è rotta, sprechi ore su compiti meccanici che potrebbero girare da soli.
• La manutenzione della persona: il tuo rapporto con te stesso, con lo stress, con il riposo, con i tuoi limiti. Se questa parte è trascurata, anche il sistema più efficiente del mondo non ti farà sentire davvero libero perché il problema non era (solo) il tempo che non avevi, ma il modo in cui lo vivevi smettendo di paragonarti a un “robot”.

Automatizzare senza lavorare su di sé porta spesso a riempire il tempo liberato con altro lavoro. Lavorare su di sé senza automatizzare i processi porta a restare comunque intrappolati in compiti ripetitivi che consumano energia che potresti investire altrove. Da sole, entrambe le strade possono arrivare a metà.

Da dove iniziare

Non serve fare tutto insieme, né seguire un ordine rigido. Ma un modo utile per capire da dove partire è chiederti:
• Se pensi ai tuoi processi di lavoro (onboarding, contratti, fatturazione…), ti senti frenato da passaggi manuali e ripetitivi che ti rubano tempo?

→ È il momento di guardare ai flussi e alle automazioni.

• Se invece pensi alla tua stanchezza, a come vivi le pause e i momenti vuoti, noti che ti senti comunque sempre teso, in colpa di non riuscire a goderti di più famiglia e amici, o incostante anche quando il tuo lavoro è la tua passione?

→ È il momento di lavorare sul benessere personale e lavorativo.

Anche se molto probabilmente, la risposta onesta è: un po’ di entrambe le cose.

Elena e Lorenzo di a cup of web

Vuoi partire dal fuori?

Elena e Lorenzo possono aiutarti a mappare i tuoi flussi e capire cosa automatizzare per primo.

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